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Tipps für Unternehmen

Unternehmen verwalten große Mengen digitaler Daten. Durch klare Prozesse, effiziente Infrastruktur und bewusstes Datenmanagement lassen sich digitale Emissionen reduzieren und gleichzeitig Kosten sparen.

Es gibt drei große Ziele, die das Projekt erfüllen soll. Diese lauten:
  • Kosteneinsparung durch die Reduzierung des Datenmülls
  • sichere und nachhaltige Datenmüllentsorgung
  • Transparenz über Datenmüllvolumina erzeugen
Es gibt zahlreiche Faktoren, die in die Entscheidung einbezogen werden, diese sind:
  • starkes Wachstum des Datenbestandes mit hohen Investitionen in Datenspeicher- und Datensicherungssystemen (hohe Geldausgaben)
  • hoher Zeitverlust durch das Löschen und Lesen von irrelevanten E-Mails
  • aufbewahrte E-Mails Bestände sind zu hoch
  • Dateien werden redundant und mehrfach gespeichert
  • großer Anteil aus zu groß ausgelegten Compliance-Anforderungen
  • keine fachgerechte Entsorgung
  • wichtige Dateien lassen sich nicht mehr lokalisieren
  • für verschiedene Anwenderdaten (E-Mails, Projekte) existieren durchschnittlich mindestens 60% Datenmüll auf verschiedenen Speichermedien
  • kein Datenmüll-Reporting
  • keine Rolle eines Datenmüllmanagers
  • kein Bewusstsein für Datenmüll in Unternehmen
Es müssen nicht alle Faktoren erfüllt sein, um dieses Projekt umzusetzen.
In dieser ersten Phase geht es darum, inhaltliche, sowie organisatorische Voraussetzungen abzustimmen. Zu diesen zählen:
  • Zielsetzung und Auftrag des Projekts
  • projektstakeholder
  • projektlenkausschuss
  • Projektleitung und Projektteammitglieder
  • anzusprechende Experten und Meinungsbildner
  • ggf. Projekt-Office (Räume)
  • Beschreibung der Rollen für die gesamte Projektorganisation
  • Projektplanung
    • Aktivitätenplanung
    • Kapazität und Ressourcenplanung
    • Zeitplanung
    • Meilensteine
  • Welche Prozesse sollen analysiert werden? (Projektprozesse, Archivierungsprozesse)
  • Welche IT-Anwendungsprozesse sollen analysiert werden? (E-Mail, Voicemail)
  • Wie tief sollen die Prozesse analysiert werden?
  • Wie sollen Datenmüllmanagementprozesse definiert werden?
  • Abstimmungen, Zuständigkeiten, Ansprechpartner für Teilprozesse
  • Festlegung der Rollen
  • Festlegung der Tools
    • Projektmanagement
    • Darstellung des Ist und Soll Datenmüllmanagementprozesse
    • Beschreibung der Rollen, Ziele und Kennzahlen
Die Ziele der ersten Phase sind:
  • Endgültige projektorganisation und Planung
  • Projektteam steht fest
  • Projekt-Awareness wurde erzeugt
  • konkreter projektumfang wurde definiert (Prozesse, Anwendungssysteme)
  • ggf. Räume wurden geklärt
  • Ressourcen
  • -> formaler Projektstart
In dieser Phase geht es um das Training für die Teams, sowie die Identifikation der Datenmüllbereiche und -treiber. Ein weiterer Aspekt, ist die Aufnahme und damit verbundene Analyse der Ist-Prozesse.
  • Trainings für das Projekt-Team und Kurztraining für den Lenkungsausschuss
    • Prozessmanagement
    • Datenmüllmanagement
    • Methoden
    • Interview-Techniken
Nach dem Training erfolgt die Analyse. Dazu müssen folgende Informationen aufgenommen werden:
  • Position (in der Analyseliste)
  • Prozess-Owner
  • Ansprechpartner in der Organisation
  • Datum
  • Prozess oder Sub-Prozess oder IT-Anwendungssystem
  • Ereignis oder Aufgabe
  • Anfallende Datenbestände (Datenobjekte)
  • Prozess- oder anwendungsspezifische Definitionen für den Datenmüll
  • Umfang des Datenmülls innerhalb eines Jahres (oder einer anderen Zeiteinheit) für das gesamte Unternehmen
  • Wer (organisatorische Einheit) konkret erstellt den Datenmüll?
  • erste Ideen zur Datenmüllreduzierung
  • Priorität für Problemlösung
  • Potenzial, wenn der Datenmüll reduziert wird (hoch, mittel, niedrig)
  • handelt es sich ggf. um eine Verbesserungsmaßnahme, mit der "Quick Wins" erzielt werden können?
Diese Abfrage kann zum Beispiel bei der Erstellung von Präsentationen oder für E-Mails benutzt werden.
Die Ziele der zweiten Phase sind:
  • Vorbereitendes Projektteam
  • Identifikation der Datenmüllbereiche und Treiben
  • Abschätzung der dadurch verursachten Kosten und Risiken
  • Schwachstellen-Analyse in den Ist-Prozessoren
  • Vorhandene Datenmüllerzeugungsprozesse (Ziele, Aufgaben, ..., erste Verbesserungsideen)
In diese Phase ist der Hauptaspekt, die Ziele und Kennzahlen für die zukünftigen Datenmüllmanagementprozesse zu definieren. Die Ziele und Kennzahlen sind in Interviews und Workshops für die Datenmüllmanagementprozesse zu erarbeiten. Die in der ersten Phase erarbeiteten Ziele sollen für die Ausgestaltung der zukünftigen Datenmüllmanagementprozesse genutzt werden.
Durchführung Top Management Interview
  • Strategien, Visionen und Complianceanforderungen für die zukünftigen Datenmüllmanagementprozesse
  • Interview Guidelines und Techniken
Festlegung des Verbesserungsansatzes für den zukünftigen Datenmüllerzeugungsprozess
  • Für jeden Datenmüll Sub-Prozess den grundsätzlichen Verbesserungsansatz:
    • Re-think oder Prozessverbesserungen
    • inkrementelle Verbesserung
Ziele in der dritten Phase:
  • generelle Verbesserungsansätze für jeden Datenmüll Sub-Prozess
  • detaillierte Ziele für den zukünftigen Datenmüllmanagementprozess
  • Kennzahlen für jeden Datenmüll Sub-Prozess
  • Erwartungen an die Zukunft
In der vorletzten Phase, geht es dann an die eigentliche Entwicklung der Datenmüllmanagementprozesse und Datenmüll Sub-Prozesse und Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen.
Gegenstand der Datenmüll Sub-Prozesse:
  • Identifizierte Datenmüllbereiche
  • Datenmüllziele und -kennzahlen (aus der dritten Phase)
  • Aktivitäten
  • Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Templates und Glossar
  • Verbesserungsmaßnahmen
  • Dokumentation der Datenmüllprozesse und Teilprozesse im eigenen Software-Tool
Erarbeitung des zukünftigen Datenmüllmanagementprozesses
  • Ziel-Datenmüllprozess im Überblick und deren Datenmüll Sub-Prozesse
Es soll außerdem ein erster IT-Anforderungskatalog entwickelt werden.
Ziele der vierten Phase sind:
  • Beschreibung der zukünftigen Datenmüllmanagementprozesse und der Sub-Prozesse (Ziele, Aufgaben, ..., Verbesserungsmaßnahmen und Projekte)
  • Prozessdokumentation im Software-Tool
  • erster IT-Anforderungskatalog
In der letzten Phase, geht es um die Abstimmung der zu implementierenden Maßnahmen in der Organisation. Die Ergebnisse der vorherigen Phasen werden genutzt, um die Implementierung vorzubereiten.
Festlegung der Prioritäten für die Implementierung:
  • strategische und wirtschaftliche Kriterien/Kosten
  • Handlungsbedarf
  • für große Projekte: eine Projekt-Scorecard
Aus ausgewählte Organisationsleiter und Meinungsbildern müssen die Verbesserungsmaßnahmen vorgestellt und abgestimmt werden.
Definition von Verbesserungsmaßnahmen umfasst folgende Faktoren:
  • Zielsetzung
  • Aktivitäten
  • organisatorische Konsequenzen und/oder Voraussetzungen
  • Rollenverteilung und Projektverantwortung
  • Ressourcenprofile und Zeitrahmen für die Durchführung
  • Abhängigkeiten zu anderen Verbesserungsmaßnahmen
  • Umsetzungszeiten und Meilensteine
  • Risiken
  • Kosten für die Implementierung und den Betrieb
Umsetzungsplan aus den einzelnen Maßnahmen
  • für hoch priorisierte Maßnahmen: Initiierung der Implementierung (inkl. neuer Projekt-Teammitglieder)
  • Erstellung eines detaillierten IT-Anforderungskataloges
Ziele der fünften Phase sind:
  • Prioritäten für die Implementierung
  • verhandelte Verbesserungsmaßnahmen mit Commitment innerhalb des Unternehmens
  • instruierte Schlüsselpersonen für die Implementierung
  • Controlling-Verfahren
  • IT-Anforderungskatalog
  • Implementierungsplan